(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离.

　　2.请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根 据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保 管部门“，物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部 门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购 量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预 算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部 门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批 准、存档备案并办理招标订货手续.

　　3.审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物 资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的 采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办 公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划 执行进度办理请购手续;对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的 部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人 审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批.

　　4.订货控制制度。经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供 应量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进 行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地 址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商，由生产或 销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定 供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货 单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购每年进行一次招投标，以增加现有供 应商的竞争意识.

　　5.货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务 部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原 因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议.

　　验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无 误在验收单加盖“验讫”章。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损 坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告.

　　采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财 务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂 账通知单.

　　6.货款支付控制制度。由采购请购单、订货单和验收单共同构成的 收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同 等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭 证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该连续编号、及时、准确 记录物资的增加

　　和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有 部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企 业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正 确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款 日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可办理货款结算与支付.

　　7.会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应 付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须 经过稽核人员或会计主管审核后方能记账;另一方面要求，对进货业务 发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造 成的业务人员舞弊行为.

　　三、采购业务凭证流转程序的设计

          由于企业采购业务的货物交接方式与货款结算方式不同，加之企业 的经营性质、规模大小和机构设置的差异，每个企业的采购凭证及其流 转程序设计都不可能完全相同。但有一点是不容置疑的，这就是：采购业 务必须有严密的手续制度、规范的采购凭证及合理的凭证流转程序，使 采购业务在业务、物价、储运、仓库和财会等部门既相互配合，又相互制 约，才能收到好的

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