摘要：文章分析采购业务的内容、特点，论述编制存货采购业务内 部控制制度的原则，从职务分离制度、存货采购的请购单控制制度、存货 采购审批控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、货款支付控制制 度、会计稽核与对账制度阐述了采购业务内部控制制度的设计，对相应 的采购业务凭证和凭证流转程序提出了自己的观点.

　　采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划 密切联系，业务发生频繁，工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的 支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部 控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实 性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提 供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设 计采购业务的内部控制制度,就是依据企业的生产经营特点，针对采购 业务的工作特性,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、 方法、措施等,并规范执行,严格监督.

　　一、采购业务内部控制制度的设计原则 设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制 宜”，灵活兼顾.

　　1.相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有 相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小.

　　就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面 的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立 的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明;从纵向关 系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环 节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统 中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同(纵向牵制)进行采购， 而采购的材料必需经过验收(横向牵制)后，才能办理有关手续。因而只 有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低 程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正.

　　2.成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角 度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就 越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高.

　　因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产 出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效 益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果.

　　3.岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧 密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、 利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗 位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗 位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对 和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为.

　　4.协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之 间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接，避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互 牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行.

　　二、采购业务内部控制制度的设计

         设计采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保 设计的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与 审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审计;采购与验收;采购、验 收与相关会计记录;付款审批与付款款执行。考虑这些不相容岗位，采购 业务的内部控制制度应包括以下几个方面： 1.职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在 这些业务中需要进行职务分离的主要有：(1)生产或销售部门根据生产 使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提 供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部 门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询 价。(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部 门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。(3) 物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。(4)

[1] [2] [3] 下一页