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说明:项目组织结构,项目团队的建立与开发,项目成员关系协调;项目沟通计划、信息传送、实施情况报告及行政总结

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国庆后这个“星期一”是过不去了,听我说:要这样扛! [ETPPM 修改于 2022/10/9]
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该帖子同步发自圈子:生态系统体系下的项目管理建设问题 (访问该圈子)

“什么?原来周一可以有三天?”整个周末都是披着马甲的“周一”,但闹钟却很自觉的没响,是谁迟到了我不说,节后上班的每一天都是emo的状态。办公室大部分同事都悄咪咪请了假,躲避了过不去的“周一”,但项目经理可谓是兢兢业业,完美保持住全勤、准时上班(PS:假期可能都还在努力搬砖)。

他们虽敬业,但团队成员可都得了“节后综合症”:无精打采、注意力不集中、工作热情低下、工作效率低、甚至还有隔离在家的等等。眼看项目要超期,这可急坏了他们,如何能有效击退团队成员的“节后综合症”,顺利收心、提升团队效率呢?

1. 让团队成员工作状态快速提升的小妙招
1.1 “缓冲期”来一波
节后刚上班,项目进度不宜追的太紧,否则可能会适得其反,可以给项目成员预留一个调整状态的缓冲期。可以简要开个项目例会,让大家分享下假期的趣事,在轻松的氛围中复盘项目的进度。

1.2 To do list写起来
刚返回工作状态,身兼多个项目的团队成员,可能会无从下手,手忙脚乱。例会后,项目经理可以让团队成员写一份计划表,让大家对后续项目任务进行一些计划,按照项目任务的紧急/重要程度依次排列,优先完成重要的工作。清晰的工作目标,让工作状态瞬间UP!

1.3 分配工作要合理
团队成员的工作计划做好了,项目经理也有一波工作任务袭来、待分配。这种情况下,可不能因为着急就安排一堆高强度的工作,可以循序渐进,先分配一些简单易完成的工作;在团队成员的工作状态回升后,再逐步分配。


以上的小妙招适合节后工作开始前的团队成员的心理建设,但项目经理要想在实操时,能快速有效提升工作效率,借助一款项目管理软件可以击破节后所面临的各种工作困境。


2. 让项目经理快速提升工作状态的妙招
2.1 个人概况专治工作健忘症
上午9点:刚返回工作岗位的项目经理发现,节前堆积的工作一大堆还没处理、节后各种新任务来袭;回不完的信息、接不完的电话,让人疲惫不堪,工作事项各种忘,这就是一工作就开始健忘的症状。


易趋项目管理软件——个人概况来“治疗”
借助易趋系统进行项目管理后,项目经理在个人概况模块可以查询到各项个人待办等重要工作(任务、交付物、工作项、审批)的完成情况,红黄绿三色标记显示状态,一目了然,再多的任务也不怕忘。

以交付物为例:项目经理可能需要同时管理参与多个项目,各项目任务的交付物多到数不过来。通过我的待办—交付物模块可以查询到所有交付物的所属项目、阶段以及计划完成时间;哪个拖了后腿、谁必须优先完成都逃不过易趋的“火眼金睛”。

2.2 项目概况专治工作迟缓症
下午2点:花费一上午好不容易将工作任务梳理清楚了的项目经理,工作开展效率又比电脑还卡、比重启慢。各个项目进展情况的数据收集异常缓慢。已经到公司的项目成员还可以通过多个项目例会来获取,人工汇报、手动记录。那依然隔离在家的项目成员可就需要一一打电话确认沟通了,这速度堪比使用10年的笔记本开机速度,这就是节后工作迟缓的症状。


易趋项目管理软件——项目概况来“治疗”
项目经理借助易趋驾驶舱—项目概况模块,可以5分钟快速获取项目的进度、任务、交付物、所处阶段等关键指标信息。对于同时管理多项目的情况也不用担心,点击左上角项目名称即可选择自己管理的其他项目,操作简单、界面简洁。对于项目概况所展示信息,点击视图设置还可以自由配置。

这一模块主要是简明扼要获取关键信息,对于更为详细的项目阶段及进度,可以在关联的项目状态报告中查询项目日志、周报以及月报。网速不卡顿、工作开展不迟缓。


以项目周报为例,易趋系统可以根据项目进度的各项数据,自动抓取生成周报,节省了人力成本以及避免数据落后、不准确的风险。项目周报包含项目管理阶段进度情况(里程碑计划)以及项目交付物完成情况,其状态、完成时间、责任人、评审/审批状态清晰展示。
更加简单快捷的是,还包含下周(下月)需执行的任务情况,项目工作任务梳理的时间都帮项目经理省去了,这工作效率还怎么卡顿迟钝?


2.3 项目风险监控专治工作犯困症
下午5点:个人工作任务以及项目任务终于都整理分配清楚了,以为万事大吉的项目经理在枯燥的会议中,恍恍惚惚、昏昏欲睡。突然收到了甲方爸爸的电话、确认今天是否如期解决了节前反馈的问题,瞬间清醒。这就是节后常规的工作犯困症状。


易趋项目管理软件——项目风险管控来“治疗”
节后项目经理工作会犯困,可能是忽略了项目的风险及问题——影响项目正常交付的重要因素之一。借助易趋系统进行风险管控,可以从项目周报中的存在风险及问题项获取数据,不遗漏任何一个风险、及时拉响警报,这困意一下子消失。

易趋系统会对项目进行全生命周期的监控,会使用红绿灯展示各任务的状态,及时提醒项目经理有风险发生的可能性,然后可以在风险管理模块录入风险相关的信息,系统有一套闭环的管理流程:识别、分析、跟踪直至风险解决,确保项目的健康状态。


3. 总结
项目经理就是纯纯打工人,除了让自己快速调整好工作状态,还要把团队成员的心给收回来。让团队成员工作状态快速提升的小妙招: “缓冲期”来一波、To do list写起来、分配工作要合理这三个不能少。项目经理的工作状态则可以借助企业级项目管理软件管理项目,击退工作健忘症、工作迟缓症、工作犯困症等“节后综合症”,快速有效提升工作效率。



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